Die sechs größten Zeitfresser
„Das operative Geschäft lässt mir keine Zeit in Ruhe über Strategie und Ausrichtung nachzudenken und meinem Anspruch als Führungskraft gerecht zu werden.“
Für alle, die diesen Gedanken und das damit verbundene schlechte Gefühl kennen, gibt es hier sechs Hebel, mit denen ihr eure Zeithoheit zurückgewinnt.
So gelingt Dein Zeitmanagement
- Unklare Ziele:
Wer keine Ziele hat, arbeitet automatisch für die Ziele der anderen. Eigene Ziele motivieren, helfen dir deinen Fokus zu finden und geben Orientierung für die Relevanz und Priorität von Aufgaben.
Tipp: Diese Fragen geben die Richtung!
– Für was werde ich eigentlich bezahlt?
– Was tue ich, damit mein Team und Einzelne eigenständig und bestmöglich arbeiten können?
– Inwieweit werde ich den Menschen in meinem Umfeld gerecht?
Tipp: Kläre Ziele und damit verbundene Erwartungen vor allem mit deiner eigenen Führungskraft und deinem Team. Mach die Zielerreichung messbar, um gemeinsame Erfolge feiern zu können. - Zu viel Zeit in Meetings:
Solltest du auch das Gefühl haben, dass die Relation zwischen Meetings und „eigentlicher Arbeit“ nicht mehr stimmt, stelle dir folgende Fragen:
– „Braucht es für das Thema wirklich ein Meeting?“
– „Kannst du etwas beitragen oder leistest du einen Beitrag?“
– „Musst wirklich du an diesem Meeting teilnehmen oder kann dies jemand aus deinem Team übernehmen?“
Tipp: Sage ab, dort wo du eine der drei Frage mit nein beantwortet hast. - Unklare Kommunikation:
Jedes JA zu einer Aufgabe, einem Meeting oder Termin ist ein implizites NEIN zu den eigenen Aufgaben, Bedürfnissen und Zielen.
Tipp: Lehne selektiv und begründet ab; d.h.
a) die Relevanz der Anfrage und das Anliegens des anderen wertschätzen,
b) auf die eigenen Aufgaben und Prioritäten hinweisen und
c) deshalb die Über- oder Teilnahme verneinen.
Dies ist zumindest in mehr Situationen möglich, als gedacht. - Mangelnde Delegation:
Delegation ist ein Prozess damit ein schrittweises Übertragen von Aufgaben, Verantwortung und Entscheidung. Damit kannst du jederzeit beginnen. Oftmals sind es jedoch unsere eigenen Denkblockaden, die uns an der Delegation hindern (Selbsttest Denkblockaden).
Tipp: diese Frage gibt die Richtung! “ Welche Aufgaben würdest du abgeben, wenn du ab heute 30% weniger Zeit hättest?“. Nun braucht es nur noch das Vertrauen in die Motivation und Kompetenz deines Teams. - Zu wenig Struktur im eigenen Kalender:
Ein zu fragmentierter Kalender kreiert unproduktiven Leerlauf, ein zu voller Kalender bietet keine Zeit, Termine ausreichend vor- und nachzubereiten, geschweige denn, in Ruhe zu Essen.
Tipp: ein Teil deiner Gesprächsparter:innen ist wahrscheinlich mit einer Terminverschiebung um 15 oder 30 Minuten einverstanden.
Tipp: Höre gerade für konzeptionelle Arbeit auf deinen Biorhythmus und plane hierfür Blöcke ein. - Multitasking oder Task-Hopping:
Dies vermittelt zwar kurzfristig das Gefühl wahnsinnig beschäftigt zu sein. Am Ende des Tages sind jedoch wenige Aufgaben wirklich erledigt und es folgt die Ernüchterung. Unsere Gehirne sind nicht für den Parallelbetrieb gemacht, sondern schalten permanent hin und her. Dies ist hochgradig ineffizient.
Tipp. Eliminiere Ablenkungen wie Social Media oder aufpoppende Mail-Nachrichten und beende so viele Aufgaben wie möglich, bevor du mit der nächsten startest, auch wenn diese mehr Spaß macht.
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